Ca să verifici o firmă după CUI, introduci codul într-un registru public (ANAF, ONRC sau o platformă care agregă aceste surse, cum este BazaDate.ro) și urmărești, în ordine, șase lucruri: dacă firma există și ce stare are la Registrul Comerțului, statutul fiscal la ANAF (inactiv, plătitor de TVA, TVA la încasare), ultimele bilanțuri, vechimea, dosarele din instanță și eventualele mențiuni în Buletinul Procedurilor de Insolvență. Durează zece-cincisprezece minute și te poate scuti de o factură neîncasată sau de un TVA pe care nu îl mai poți deduce.
Mai jos găsești ce înseamnă concret CUI-ul, cum îți dai seama singur dacă un cod e scris corect și o listă de verificare pe care o folosim și noi, echipa BazaDate.ro, când ne uităm la un partener nou.
Ce este CUI-ul (CIF) și ce înseamnă prefixul RO
CUI (codul unic de înregistrare) este numărul atribuit unei firme la înregistrarea în Registrul Comerțului și îl folosește ca identificator fiscal. În practică, CUI și CIF (codul de identificare fiscală) desemnează același număr pentru o persoană juridică. Are între 2 și 10 cifre, iar ultima este o cifră de control.
Prefixul RO din fața CUI-ului (de exemplu RO160796) nu face parte din număr. El arată că firma este înregistrată în scopuri de TVA și este forma sub care codul se folosește în tranzacțiile intracomunitare. O firmă fără RO pe factură, de regulă, nu este plătitoare de TVA – și atunci nu are voie să îți factureze TVA. Dacă vezi TVA pe factura unei firme care nu apare ca plătitoare la ANAF, oprește-te și clarifică înainte de plată.
Nu confunda CUI-ul cu numărul de ordine din Registrul Comerțului (de forma J12/1234/2020 în formatul clasic) și nici cu EUID, identificatorul european folosit în sistemul de interconectare a registrelor (începe cu ROONRC.). Toate trei apar pe pagina fiecărei firme din BazaDate.ro.
Cum verifici cifra de control a unui CUI, pas cu pas
Înainte să cauți firma, poți afla dacă un CUI e valid matematic. Algoritmul folosește cheia de testare 753217532 și îl aplicăm și noi, automat, în căutare și în API-ul de date despre firme. Luăm ca exemplu real CUI-ul 160796 (AUTOMOBILE DACIA SA).
Pasul 1: separă cifra de control
Ultima cifră, 6, este cifra de control. Rămân cifrele 16079.
Pasul 2: completează la stânga cu zerouri până la 9 cifre
16079 devine 000016079.
Pasul 3: înmulțește fiecare cifră cu cifra corespunzătoare din cheie și adună
| Cifră CUI | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 6 | 0 | 7 | 9 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Cheie | 7 | 5 | 3 | 2 | 1 | 7 | 5 | 3 | 2 |
| Produs | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 42 | 0 | 21 | 18 |
Suma produselor: 1 + 42 + 21 + 18 = 82.
Pasul 4: înmulțește suma cu 10 și împarte la 11
82 × 10 = 820. Restul împărțirii lui 820 la 11 este 820 − 11 × 74 = 820 − 814 = 6.
Pasul 5: compară cu ultima cifră
Rezultatul, 6, coincide cu ultima cifră a CUI-ului, deci 160796 este un CUI valid. Dacă restul ar fi fost 10, cifra de control corectă ar fi fost 0. Dacă rezultatul nu coincide, codul a fost tastat greșit (de obicei două cifre inversate sau o cifră lipsă) – nu are rost să îl mai cauți.
Atenție: un CUI valid matematic nu înseamnă o firmă existentă sau activă. Cifra de control te apără doar de greșeli de scriere. Pentru restul, treci la verificarea propriu-zisă.
Lista de verificare înainte să semnezi sau să plătești
1. Existența și starea la Registrul Comerțului (ONRC)
Primul lucru este să vezi că firma există, că denumirea și sediul coincid cu cele din contract și ce stare are. În exportul public ONRC, câmpul de stare poate conține, pe lângă „funcțiune”, mențiuni precum suspendarea temporară a activității, dizolvarea, lichidarea, intrarea în insolvență sau radierea. Tot acolo pot apărea mențiuni despre sediu expirat (contractul pentru spațiul de sediu nu a mai fost prelungit la Registrul Comerțului) sau mandat expirat al administratorului. Nu sunt neapărat semne de fraudă, dar arată o firmă care nu își ține actele la zi – merită o întrebare directă înainte de un contract mare.
2. Statutul fiscal la ANAF
La ANAF verifici trei lucruri: dacă firma este inactivă fiscal, dacă este plătitoare de TVA și dacă aplică TVA la încasare. Statutul de inactiv e cel mai grav: potrivit Codului fiscal, cu excepțiile prevăzute de lege, nu poți deduce TVA-ul și cheltuiala pentru achizițiile de la un furnizor inactiv. TVA la încasare îți schimbă momentul în care deduci TVA-ul. Detaliile sunt în ghidul nostru despre plătitor de TVA, TVA la încasare, split TVA și e-Factura.
3. Bilanțul: cifra de afaceri, capitalurile proprii, datoriile
Bilanțurile depuse sunt publice pe site-ul Ministerului Finanțelor. Uită-te la ultimii 3–5 ani, nu doar la ultimul. Semnalele care contează: cifră de afaceri zero sau foarte mică față de valoarea contractului, capitaluri proprii negative (pierderile au mâncat capitalul), datorii mai mari decât activele, pierderi repetate. Am scris separat despre cum citești bilanțul unei firme, cu un exemplu calculat.
4. Vechimea
O firmă înființată acum trei luni nu e automat suspectă – în datele noastre vedem zeci de mii de firme noi pe an, marea majoritate perfect legitime. Dar o firmă foarte nouă, fără bilanț, care îți cere avans integral pentru o livrare mare, merită verificată mai atent: cine sunt asociații, de unde are marfa, ce garanții oferă.
5. Dosare în instanță
Pe portal.just.ro poți căuta dosarele după numele părții. Contează calitatea în dosar (reclamant sau pârât) și obiectul: multe acțiuni în pretenții în care firma e pârâtă sugerează că nu își plătește furnizorii. Căutarea se face după nume, deci pot apărea și firme cu denumire asemănătoare – verifică CUI-ul sau sediul din dosar.
6. Insolvență (BPI)
Buletinul Procedurilor de Insolvență (bpi.onrc.ro) publică actele din procedurile de insolvență. Dacă firma e în insolvență, contractarea nu e interzisă, dar regulile se schimbă: plățile, garanțiile și chiar semnătura pot implica administratorul judiciar.
Semnale de alarmă: tabel rapid
| Ce vezi | Unde | Ce înseamnă pentru tine |
|---|---|---|
| CUI care nu trece testul cifrei de control | Calcul manual sau căutare | Cod greșit pe contract sau factură; cere-l corect |
| Contribuabil inactiv | ANAF | Risc de nedeductibilitate a TVA și a cheltuielii |
| TVA pe factură, dar firma nu e plătitoare de TVA | ANAF | Factură incorectă; nu plăti TVA-ul până nu clarifici |
| Dizolvare, lichidare, insolvență | ONRC, BPI | Contractul și plățile urmează reguli speciale |
| Sediu expirat sau mandat expirat | Starea ONRC | Acte neactualizate; cere explicații și documente |
| Capitaluri proprii negative | Bilanț | Firma are pierderi acumulate mai mari decât capitalul |
| Cifră de afaceri zero mai mulți ani | Bilanț | Firmă fără activitate reală; atenție la avansuri |
| Mulți pârâți în acțiuni în pretenții | portal.just.ro | Istoric de neplată către furnizori |
Cum faci verificarea gratuit pe BazaDate.ro
Am construit pagina de firmă exact pentru lista de mai sus. Pașii:
- Intri în căutarea din registrul de firme și scrii CUI-ul sau începutul denumirii. De exemplu, căutarea după CUI 160796 îți arată direct firma. CUI-urile care nu trec testul cifrei de control sunt semnalate.
- Pe pagina firmei vezi gratuit: CUI, număr de Registrul Comerțului, EUID, forma juridică, data înregistrării, adresa și starea din datele ONRC.
- Secțiunea „Situația fiscală (ANAF)” arată dacă firma e plătitoare de TVA, dacă aplică TVA la încasare, dacă e inactivă, câmpul istoric de split TVA, înscrierea în Registrul RO e-Factura și organul fiscal.
- Bilanțurile pe până la 10 ani (date de la Ministerul Finanțelor): cifră de afaceri, profit sau pierdere, angajați, datorii, capitaluri proprii. Vezi și clasamentul firmei în județ și în țară, între firmele cu același cod CAEN principal.
- Dosarele din instanță, preluate de pe portal.just.ro după denumire – verifică părțile, pentru că pot apărea omonime.
- Codurile CAEN ale firmei, cu legătură către nomenclatorul CAEN, și firme similare.
Dacă ai mai mulți furnizori candidați, pune-i unul lângă altul în comparatorul de firme (până la patru firme). Dacă verifici furnizori des, din propriul program de facturare sau ERP, poți face aceleași verificări automat prin API – am descris integrarea în articolul despre API-ul de date despre firme după CUI.
Numărul de telefon apare pe pagina publică mascat. Dacă ai nevoie de el ca să confirmi comanda direct cu firma, vezi cum afli telefonul și emailul unei firme.
Surse oficiale și când ai nevoie de ele
O platformă de agregare îți economisește timp, dar pentru acte cu valoare juridică mergi la sursă:
- ANAF – serviciul de verificare a contribuabililor și serviciul web public pentru statutul de TVA. Datele de pe BazaDate.ro vin din același serviciu, reîmprospătate periodic; pentru o decizie de plată importantă, poți reverifica direct pe anaf.ro în ziua plății.
- ONRC – RECOM online și certificatul constatator, un serviciu cu plată, care atestă oficial datele înregistrate (asociați, administratori, sediu, activități autorizate). Îl ceri de obicei pentru licitații, finanțări sau contracte mari.
- Ministerul Finanțelor – secțiunea de informații fiscale și bilanțuri de pe mfinante.gov.ro.
- portal.just.ro și bpi.onrc.ro – pentru dosare și insolvență.
Datele de identificare din registrul nostru provin din setul open data publicat de ONRC pe data.gov.ro (licență CC BY 4.0), actualizat lunar, iar firmele nou înființate sunt adăugate zilnic din serviciul public ANAF. Asta înseamnă că o modificare foarte recentă la Registrul Comerțului poate apărea la noi cu o întârziere de câteva săptămâni – încă un motiv să folosești certificatul constatator când miza e mare.
Greșeli frecvente la verificarea unei firme
- Verifici doar că firma există. Existența în registru nu spune nimic despre statutul fiscal sau despre capacitatea de plată.
- Te uiți doar la ultimul bilanț. Un singur an bun poate ascunde o tendință proastă; compară cel puțin trei ani.
- Verifici o singură dată, la început. Statutul de inactiv sau insolvența pot apărea pe parcursul relației. Pentru parteneri recurenți, reverifică periodic, mai ales înainte de plăți mari.
- Confunzi firme cu nume asemănătoare. Lucrează mereu cu CUI-ul, nu cu denumirea.
- Nu păstrezi dovada. O captură sau un export cu data verificării te ajută dacă apare ulterior o discuție cu ANAF despre deductibilitate.
Articolul are caracter informativ; pentru situații concrete legate de deductibilitate sau contracte, discută cu contabilul sau cu un avocat.