Ca să imporți corect o listă de firme în CRM, ai nevoie de patru lucruri: CUI-ul ca cheie unică, o mapare clară între coloanele fișierului și câmpurile CRM, o etapă de curățare (deduplicare, telefoane în format +40) și câteva câmpuri de conformitate (sursa datelor, temeiul, opoziția). Fără ele, după câteva importuri CRM-ul ajunge plin de duplicate, iar echipa sună de două ori aceeași firmă.
Ghidul de mai jos este neutru față de platformă: pașii se aplică la fel în HubSpot, Pipedrive, Salesforce sau într-un CRM românesc, pentru că toate au noțiunea de companie, persoană de contact, câmpuri personalizate și import din CSV sau Excel. Exemplele pornesc de la un export din registrul de firme BazaDate.ro, dar principiile sunt aceleași pentru orice sursă.
Pasul 1: CUI-ul este cheia unică
Primul lucru pe care îl faci este să creezi în CRM un câmp personalizat „CUI” la nivel de companie și să-l marchezi ca unic, dacă platforma permite. Motivele sunt simple:
- CUI-ul nu se schimbă când firma își schimbă denumirea sau sediul;
- este scris mereu la fel (doar cifre, fără prefixul RO, pe care îl poți păstra separat pentru facturare);
- conține o cifră de control, deci poți detecta greșelile de tastare înainte de import;
- îți permite să legi CRM-ul de alte surse: facturare, contabilitate, verificări prin API.
Salvează CUI-ul ca text, nu ca număr, ca să nu fie transformat de Excel în format științific sau să-și piardă cifre. Dacă în CRM există deja companii fără CUI, completează-le înainte de primul import mare; altfel deduplicarea nu va funcționa. Despre cum validezi CUI-ul automat citește ghidul API date firme după CUI.
Pasul 2: maparea coloanelor Excel pe câmpurile CRM
Înainte de import, scrie maparea într-un tabel. Te ajută să nu uiți câmpuri și să repeți identic importurile următoare.
| Coloană în Excel | Câmp în CRM | Tip | Observații |
|---|---|---|---|
| CUI | Companie → CUI (personalizat, unic) | Text | Cheia de potrivire la import |
| Denumire | Companie → Nume | Text | Denumirea oficială |
| Nr. Registrul Comerțului | Companie → Nr. ORC | Text | Util la facturare |
| Adresă, Localitate, Județ | Companie → Adresă, Oraș, Regiune | Text | Județul și ca listă, pentru filtre |
| CAEN principal | Companie → Cod CAEN | Text | Păstrează zeroul din față (0111) |
| Cifră de afaceri, Angajați | Companie → CA, Nr. angajați | Număr | Notează și anul bilanțului |
| Data înregistrării | Companie → Data înființării | Dată | Pentru segmente după vechime |
| Telefon | Companie → Telefon | Text | Normalizat +40 (pasul 4) |
| Email, Site | Companie → Email general, Website | Text | Doar unde există |
Observă că telefonul și emailul sunt puse la nivel de companie, nu ca persoană de contact. Telefonul declarat la ANAF este al firmei, iar emailurile de pe site-ul public sunt de obicei generice. Creezi o persoană de contact abia când vorbești cu cineva și ai un motiv să-i păstrezi datele.
Pasul 3: deduplicare înainte și în timpul importului
În fișier
Sortează după CUI și elimină rândurile identice. Dacă ai combinat mai multe surse, e posibil ca aceeași firmă să apară cu denumiri diferite; CUI-ul le unește.
Față de CRM
Exportă din CRM lista de companii existente cu CUI-ul lor și compar-o cu fișierul nou. Ai trei categorii: firme noi (le imporți), firme existente (actualizezi doar câmpurile de date publice, nu și notițele echipei) și firme din lista de excludere (nu le imporți deloc). Majoritatea CRM-urilor permit la import opțiunea „actualizează dacă există, după câmpul X”; alege CUI-ul drept câmp de potrivire.
După telefon
Uneori mai multe firme ale aceluiași proprietar au declarat același număr. Nu le șterge, dar marchează-le, ca să nu fie sunat de trei ori același om în aceeași zi.
Pasul 4: normalizarea telefoanelor în format +40
Numerele românești apar în zeci de forme: 0722123456, 0722 123 456, +40 722 123 456, 0040722123456, (0264) 123456. Pentru apelare din CRM, click-to-call și deduplicare, alege un singur format, standardul internațional E.164, de forma +40722123456. Regulile de bază:
- elimină spațiile, punctele, cratimele și parantezele;
- dacă numărul începe cu 0040, înlocuiește 0040 cu +40;
- dacă începe cu 40 și are 11 cifre, adaugă +;
- dacă începe cu 0 și are 10 cifre, înlocuiește 0 cu +40;
- orice altceva (număr prea scurt, prefix străin) marchează pentru verificare manuală.
Un număr fix de București are forma +4021 urmat de 7 cifre, iar unul mobil +407 urmat de 8 cifre; ambele au 9 cifre după +40. Poți adăuga o coloană „tip telefon” (fix sau mobil) după a doua cifră: 7 înseamnă mobil, 2 sau 3 fix.
Pasul 5: etichete după CAEN, domeniu și județ
Etichetele fac diferența între o listă și un instrument de vânzare. La import adaugă cel puțin:
- domeniul (de exemplu „construcții”, „HoReCa”, „IT”) – un grup de coduri CAEN, mai ușor de folosit decât codurile brute; lista domeniilor o găsești la domenii de activitate;
- codul CAEN principal – pentru segmente fine; atenție că în registre coexistă coduri rev. 2 și rev. 3, explicat în ghidul CAEN rev. 3;
- județul – pentru împărțirea pe agenți sau pe zone;
- mărimea – o categorie după angajați sau cifră de afaceri (0, 1–9, 10–49, 50–249, 250+);
- lotul de import – de exemplu „import-2026-09-constructii-cluj”, ca să poți măsura rezultatele fiecărei liste.
Cu aceste etichete poți răspunde ușor la întrebări precum „ce rată de conversie au firmele de construcții din Cluj cu 10–49 de angajați față de cele cu 1–9”.
Pasul 6: câmpurile GDPR
Chiar dacă datele despre firmă nu sunt date personale, persoanele de contact pe care le adaugi ulterior sunt. Adaugă de la început câteva câmpuri simple:
| Câmp | Exemplu de valoare | De ce |
|---|---|---|
| Sursa datelor | BazaDate.ro export 26.09.2026 | Informarea de la art. 14 GDPR cere să spui sursa |
| Temei | Interes legitim – prospectare B2B | Legătura cu testul de echilibru documentat |
| Opoziție marketing | Da / Nu + data | Opoziția la marketing direct trebuie respectată |
| Acord email | Da / Nu + data și modul | Legea 506/2004 art. 12 pentru emailuri comerciale |
| Data ultimului contact | dată | Pentru durata de păstrare a datelor prospecților |
Configurează apoi CRM-ul astfel încât companiile și persoanele cu opoziție să fie excluse automat din secvențe și liste de apel. Contextul legal complet este în articolul despre GDPR în prospectarea B2B.
Pasul 7: menținerea datelor la zi
Datele despre firme se schimbă: firmele devin inactive la ANAF, trec la TVA la încasare, depun un bilanț nou sau își schimbă denumirea. Un CRM curat la import devine iar dezordonat în câteva luni fără actualizare. Două abordări practice:
- Reverificare prin API. Un script de pe serverul tău apelează periodic GET https://bazadate.ro/api/v1/firma/{cui} pentru firmele active în pipeline și actualizează denumirea, adresa și statutul ANAF. Statutul este reîmprospătat la noi dacă e mai vechi de 7 zile, iar câmpul anafActualizatLa îți spune data. Bilanțurile vin din /api/v1/firma/{cui}/bilant. Plătești doar cererile reușite, din pachete preplătite fără expirare; detalii pe pagina API date firme.
- Reimport periodic. Pentru segmentele mari, un export nou o dată pe an, după publicarea bilanțurilor, actualizează cifra de afaceri și numărul de angajați. Firmele deja cumpărate rămân în contul tău și nu se plătesc de două ori.
Pentru firmele nou apărute într-un segment, poți urmări lista de firme noi înregistrate și importa doar diferența.
Greșeli frecvente la import
- Import fără câmp unic, urmat de sute de companii duplicate.
- CUI-uri transformate de Excel în numere, cu zerouri sau cifre pierdute.
- Coduri CAEN care încep cu 0 (agricultura, de exemplu 0111) salvate ca număr, deci „111”.
- Telefonul firmei pus la o persoană de contact inventată („Contact general”), ceea ce strică rapoartele.
- Actualizări care suprascriu notițele echipei cu date din fișier.
- Lipsa unei etichete de lot, deci imposibilitatea de a măsura ce listă a adus clienți.
- Import fără verificarea listei de excludere, urmat de apeluri către firme care au cerut deja să nu mai fie contactate.
Un test rapid înainte de importul complet
Testează fiecare import pe 20–50 de rânduri, verifică manual câteva înregistrări și abia apoi rulează fișierul complet. Verifică în special: că CUI-urile au rămas identice cu cele din fișier, că telefoanele au format +40, că etichetele de domeniu și lot au fost aplicate și că nicio companie existentă nu și-a pierdut notițele sau proprietarul din CRM. Dacă ceva nu e în regulă, e mult mai ușor să ștergi 50 de înregistrări de test decât 5.000.